Met een beroep op de Wob vraag je informatie op die is vastgelegd in documenten. Dat zijn voor de hand liggende papieren als vergaderverslagen, onderzoeksrapporten en brieven. Maar nog meer, waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt.

Artikel 1 van de Wob omschrijft ‘document’ zo: ‘een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat’. Naast papier dus eveneens spreadsheets, databases en geluids- en videobestanden.

Ook Sms- en WhatsApp-berichten zijn documenten in de zin der Wob. De rechtbank Midden-Nederland legde dat in november 2017 vast in de uitspraak in een beroepszaak tegen een Wob-besluit van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

“De techniek van opslaan als zodanig mag niet bepalen of de Wob wel of niet op een document van toepassing is: een bestuursorgaan kan een papieren document in een kast leggen, een digitaal document op een harde schijf of eigen server opslaan of een digitaal document opslaan in de cloud en in al die gevallen berusten zij onder het bestuursorgaan,” aldus de rechtbank. Deze bepaalde ook dat Sms- en WhatsApp-berichten op een telefoon van de zaak moeten staan.

Het ligt voor de hand dat ambtenaren dan hun privételefoon gebruiken als zij communicatie buiten de openbaarheid willen houden. Maar dat heeft de Raad van State onmogelijk gemaakt. In maart 2019 bepaalde de hoogste bestuursrechter in hoger beroep: “Het maakt daarbij niet uit op welk apparaat (zakelijk of privé) deze berichten staan omdat anders de wet kan worden ontlopen door de keuze van het apparaat waarop deze staan.”

De werkgever heeft geen toegang tot privételefoons. Maar: “De werknemer die de privételefoon gebruikt voor het ontvangen en verzenden van werkgerelateerde berichten moet deze berichten zo nodig overdragen aan zijn werkgever. De werkgever kan hierover regelingen maken die bijvoorbeeld bepalen dat de werknemer dit soort berichten alleen op een werktelefoon zet.”

 Zie de uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland. Vindt hier de uitspraak van de Raad van State.